Chefs d’entreprises, consultants, chefs de projets,… Tant de professions en France qui font le choix entre efficacité et réactivité.

Et si on faisait les 2 ?…

Pour ces professionnels, l’efficacité nécessité de s’organiser pour profiter de larges plages de travail et de réflexion sur des dossiers qui ne doivent pas être mis en retard.

Et la réactivité, qui leur est nécessaire pour satisfaire au mieux les attentes de leurs clients et prospect est aussi un incontournable.

Résultat souvent constaté : soit on fait le choix de l’un ou de l’autre (j’en connais beaucoup et c’est compréhensible…), soit on se lance dans une ingérable succession de montagnes russes yoyotantes ! (1 jour mails, 2 jours dossiers clients, 2 jours prospects… Et le moindre cailloux fait péter le bel engrenage)

Pour ce qu’elle vaut, je vous donne ma petite méthode (éprouvée) pour gérer son travail sans tire-bouchonnage d’agenda, sans stress ou encombrement de neurones. Un truc qui va vous sembler « tout bête »… D’autres diront pragmatique.

Ma petite méthode en 3 étapes (la n°0, c’est de la préparation one-shot) :

0) Utilisez une messagerie Thunderbird.
Pas besoin de solution mobile qui fera vibrer vos poches toutes les 5 minutes, oubliez ça.
Relevez toutes vos adresses avec une seule boite de réception dans Thunderbird sur votre ordi.
Créez-vous des répertoires bien clairs dans Thunderbird (un par client par exemple, ou un par projet,…) quitte a les imbriquer (répertoires par clients et sous-répertoires par projets chez ce client).
Créez vous votre Google agenda (nécessaire et pratique) et couplez-le à Thunderbird (petite extension « Provider for Google Agenda » pas nécessaire mais pratique).

1) Des qu’une demande vous est faites, faites en un et un seul mail qui vous est adressé.
Demandez à votre  patron de vous faire un mail pour formuler sa demande, demandez à votre collègue de vous envoyer un mail pour rappel, demandez à votre client de vous poser sa question par mail, etc.
N’hésitez pas à vous envoyer aussi des mails à vous-même ! Une idée qui vous vient en rendez-vous, un truc à ne pas oublier, une chose à faire, tout doit devenir un mail.
Le but est de libérer votre cerveau : pas besoin d’avoir des nœuds au mouchoir, des post-it plein le mur, une mémoire d’éléphant ou autre, puisque tout arrivera dans votre Thunderbird.
Zéro stress, gardez vos neurones pour l’instant présent, rien ne sera jamais oublié.

2) Relevez régulièrement votre messagerie.
Mais seulement quand vous avez au moins un quart d’heure devant vous, pas moins. Pas juste avant de partir déjeuner, pas juste avant un rendez-vous. Seulement quand vous avez un moment devant vous pour traiter.
Si vous vous ménagez 4 moments dans la journée pour ça, c’est parfait (3 suffisent), pas besoin de plus (en arrivant au bureau, à midi et en fin d’après-midi, et pour les indépendants et les patrons : le soir quand les enfants sont couchés).

3) Traitez vos mails dans la boite de réception unique.
Ne faites rien que ça, tout le reste est du bonus puisque vous avez transformé chaque demande en mail.
Une fois que l’antispam aura fait son office, prenez séquentiellement les mails qui ont survécu et :
-) Posez-vous la question « Est-ce qu’une action est requise sur ce mail ». Si non, classez-le dans vos beaux dossiers Thunderbird bien rangés d’un simple glissé-déposé (pour retrouver l’info si on vous la demande. Vous venez de découvrir l’archivage efficace sans peine !) ou jetez-le à la poubelle si il n’est d’aucune utilité future.
-) Si une action est requise : soit le mail prend moins de 2 minutes à être traité (une réponse, un transfert, une demande de précision, etc.) et vous le faites immédiatement avant de passer au mail suivant ; soit il prend plus de 2 minutes de traitement et vous le planifiez donc directement dans votre Google Agenda (pas besoin de sortir de Thunderbird, votre agenda est juste à un onglet de votre boite de réception si vous avez fait le couplage) puis vous classez le mail.
Vous descendez ainsi votre boite de réception et vous avez terminé.

C’est tout bête ?

Voyons ça autrement.

Les gains :
-) Aucun oubli de quoique ce soit, depuis la méga-tâche hypra-importante jusqu’à la petite idée fugace. Une organisation fiable et pro à moindre frais.
-) L’esprit libre, tranquille, serein. Quand vous n’êtes pas en train de travailler, vous n’avez plus aucune inquiétude, retard, pensée chiante, stress, car votre outil tout simple et votre organisation facile sont imparable : rien ne sera oublié et tout sera traité.-) Vous offrez une réactivité maximale : chaque demande, exprimée ou non, est traitée, forcément, dans la journée au grand maximum ! Et oui, même par un petit mail indiquant quand vous travaillerez sur le sujet posément. Top réactivité sur tout ce qu’on vous confie !
-) Vous offrez une efficacité maximale : quand vous êtes en train de traiter une tâche, vous avez vraiment le temps pour le faire, sans être dérangé ou perturbé par une autre demande. Et oui, puisque vous ne relèverez vos mails qu’après avoir terminé votre tâche planifiée qui profite de toute votre attention.
-) Bonus : si vous travaillez avec des collègues appliquant la même méthode : une confiance sereine s’installe ! Pas besoin de relancer puisque vous avez envoyé un petit mail. Pas de crainte d’être relancé puisqu’on sait que vous traiterez, et que vous avez même surement déjà traité en vous planifiant un vrai moment efficace.

Pas de grande solution de traitement psychologico-maïeutique avec mind-mapping et tout le tralala des mots qui finissent en « ing ».
Pas de bel outil magique et magnifique issu des labos de je-ne-sais-pas-qui.silicon-valley.com.
Juste un conseil pour que vous testiez cette petite méthode toute bête.

Tout bête, oui….

…sinon, la définition du pragmatisme, c’est « l’efficacité dans la pratique » :-)